تقنية يابانية لترتيب بيئة العمل وتنظيم الوقت إن تعلمتها ستتغير حياتك

مهارة  ” الخمسة س ”  أو 5S method هي استراتيجية متطورة لترتيب مكان العمل أو مكان العيش. تطبق هذه التقنية من طرف اليابنيين من أجل زيادة الأرباح وكذلك من  أجل تظيم الوقت والاستفادة أكثر  من  الزمن.

يقول المثل الفرنسي “Le temps c’est un capitale” ويعني بالعربية:  ” الوقت رأس مال ” .

من الملاحظ أن اليابانيين يمتلكون مهارات و تقنيات مبتكرة وفعالة تساعدهم على تنظيم الوقت بشكل أكثر فعالية. لكن ربما ليس بالضبط الوقت هو من يحتاج إلى التنظيم. إنما هناك أمر آخر أكثر أهمية وهو: المكان. سواء مكان العمل أو مكان المعيشة.

في هذا المقال ستتعرفون على مهارة five S و كيفية تطبيقها على حياتكم اليومية من أجل الاستفادة أكثر من يومكم. للعلم فتقنية ال5 س تستخدمها حتى كبرى الشركات في العالم حاليا من أجل زيادة أرباحها و تحسين الإنتاجية. مثال على ذلك هناك ” شركة تويوتا ” التي اعترفت بفعالية هذه الطريقة و مدى  تأثرها الايجابي على نجاح الشركة في العالم.

ماهي منهجية الخمس س 5S  اليابانية

سميت هذه المنهجة ب 5s لأنها جميع كلمات القواعد الخمية تبتدأ بحرف السين “s”. و طهرت في اليابان لأن اليابانيين غالبا ما يعيشون في بيوت وفضاءات مزدحمة.

الغرض من الخمسة “س” هو ترتيب مكان العمل و المنزل عموما من أجل الاستفادة بأكبر قدر ممكن من وقت اليوم. يعتمد اليابانيون منذ القدم  هذه الاستراجية العبقريةمن أجل:

• ترتيب فضاء العمل وبهذا يحصدون نتائج أكبر و يستغلون المكان بأكبر قدر ممكن
• توفير جو من الراحة من أجل التركيز أكثر أثناء القيام بالمهام
• زيادة الانتاجية أثناء العمل أو الدراسة
• تبسيط المهام اليومية
• الاستمتاع بالعمل
• توفير الوقت للقيام بأشياء أخرى مثل تنمية المهارات ممارسة الهوايات.
• زيادة الأرباح وذلك من خلال زيادة الانتاجية وتوفير الوقت

رائع! أليس كذلك. الآن دعونا نتعلم كيفية تنظيم الوقت والفضاء بأنفسنا.

ماهي القواعد الخمس اليابانية لترتيب المكان و تنظيم الوقت ؟

سأشرح كل قاعدة على حدة وطريقة تطبيقها, وللإشارة فالأسماء اليابانية لهذه القواعد هي المستعملة حاليا في العالم. ولكن سنتترجمها من أجل معرفة معناها.

1- seiri (整理)  فرز sorting

أول قاعدة هي فرز كل المحتويات التي توجد لديك في غرفتك أو مكان عملك. ثم الحفاظ على الضرورية والتخلي عن القمامة والأشياء التي لم تعد تستعملها ولن تستعملها. و كذلك أرشفة الأشياء التي ربما ستحتاجها في المستقبل.

الأهذاف:

• تقليص مدة البحث عن  الأدوات و الاحتياجات.
• توفير جو مرتب مما سيجعلك مرتاحا في مكان تواجدك.
• تقدير مكان العمل ومكان المعيشة.
• توفير مساحة أكبر في المكان.
• إزالة المعيقات والأشساء التي تعرض سلامتك للخطر

في الحقيقة هذه الخطوة يمكن تطبيقها على كل شيئ حتى داخل الحاسوب والهاتف الذكي, إذ يجب عليك التخلي عن كل الملفات والأدوات غير الضرورية. ومن ثم ترك الاحتياجات التي تتاجها.

هناك من سيقول لي, لكن أنا أجد راحتي في الفوضى..! هذا الأمر يمكن قبوله في الحياة الشخصية رغم أنه في الحقيقة الفوضى تخلق فقط الفوضى. أما الحياة المهنية فلن تساعد الفوضى أبدا على النجاح. إضافة إلى ذلك فالمجال المهني كله يبنى على استغلال الوقت وتفليصمدة تنفيذ المهام بأكبر قدر ممكن.

2- (Seiton 整頓) ترتيب وتصنيف Set in order

تساعدك هذه الخطوة على ترتيب ووضع كل الأدوات والأجهزة التي تستعملها في المكان المناسب. حيث لن تضيع الوقت أثناء البحث عنها. أعطيكم مثال: مثلا ميكانيكي السيارات تلاحظون أن بعض المهنيين لا ينظمون ورشة العمل الخاصة بهم و أحيانا تجده يستغرق نصف ساعة وأكثر في البحث عن مفتاح برغي سيارة!

الأهذاف:

• توفير الوقت وتسهيل العمل
• تسهيل الحياة اليومية والعملية
• تسهيل الولوج إلى الأشياء حسب صنفها

لتطبيق قاعدة “الترتيب”  يكفي فقط أن تضع كل شيئ في مكان قريب إليك من الوصول إليه بسرعة أثناء الضرورة.و تعلم كل صنف بإسم يصف ماهية ذاك النوع.

3- (seiso 清掃) تنظيف Shine

من أهم ما توصي به جميع ثقافات العالم, ” النظافة ” كيف لا والعالم أصبح في ورطة سنة 2020 بسبب إهمال النظافة من طرف الأفراد. على أي فإن تنظيف مكان المعيشة و فضاء العمل له دور مهم في النجاح و عيش حياة أفضل. و هذه هي القاعدة الثالثة في ” الخمسة س “: يجب تنظيف الأدوات و الفضاء بشكل دوري.

الأهذاف:

• توفير جو من السلامة والراحة.
• الحفاظ على الأدوات والأجهزة وحمايتا من الإتلاف.
• زيادة التركيز و الانتاجية.
• تعويد النفس على البقاء في حالة نظيفة
• زياة إقبال الزبناء على المحل أو الشركة
• كسب احترام الناس و احترام الذات
• ” النظافة من الإيمان”

قم بتنظيف مكان تواجدك سواء في العمل أو داخل غرفة نومك او المنزل, فقط الغرض هو الحفاظ على النظافة بشكل مستمر ودوري. كما تقوم هذه القاعدة على  إيجاد مصدر الثلوث والازعاج و إصلاحه من الأساس.

4-  (Seiketsu 清潔) توحيد و جدولة Standardiser

توجب عليك القاعدة الرابعة وضع جداول وإجراءات من أجل تنظيم القواعد الثلاث السابقة. وإيجاد أوقات للقيام بها بشكل روتيني, وكما يجب تقسيم كل المهام على الجميع في مكان العمل. أي إعطاء كل شخص مهمته من الفرز و التنظيم  و التظيف.

الأهذاف:

• وضع الهمات الثلاثة في جداول زمنية وتنظيمها بإجراءت تسهر على أدائها بشكل تام.

الغاية من القاعدة الخاسة هي, إجبار الذات أو فريق العمل على أداء الخطوات الثلاث الأولى.

5- (shitsuke し つ け)  الانضباط الذاتي Sustain/self-discipline

الآن وصلنا للقاعدة الأخيرة وهي الأهم, والغرض منها هو المحافضة على تكرار القواعد الأربعة الأولى. وذلك بتحويلها إلى روتين و ضرورة سواء في الحياة اليومية أو العملية.

الأهذاف:

• تربية الانظباط والالتزام بهذه القواعد وتحويها إلى عادات.
• تحسين وتحديث طريقة تنفيد القواعد الأولى.
• الوصول إلى نقطة تأديةهذه المهام بدون الشعور بها.

إن وصلتم إلى إلى هنا: تكون قد تعرفتم على كل القواعد, لهذا أحييكم على هذه الخكوة. في الحقيقة تم نصميم هذه المنهجية من أجل تحسين إنتاجية العمل داخل الشركات والمحلات, الورشات, المصانع وغيرها. لكن هذا لا يعني أنك لا تستطيع تنفيذها في حياتك اليومية وداخل منزلك.

بالتوفيق لكم.

من أجل الاطلاع على مواضيع أخرى رائعة: تصفح المدونة.